Личное дело абитуриента

В этом разделе рассмотрен процесс создания личного дела абитуриента. Заполнение данных, добавление документов, достижения и заявлений.

Создание личного дела

Кликните по кнопке «Новое дело» в форме «Список абитуриентов» или на панели инструментов. Перед созданием нового дела убедитесь, что форма «Личное дело» неоткрыта.

Панель инструментов
Рисунок 1 – Панель инструментов

 

 При создании новой записи форма «Личное дело» открывается с одной доступной на заполнения вкладкой «Основное», где необходимо заполнить первоначальные личные данные абитуриента.

  Личное дело абитуриента
Рисунок 2 - Личное дело абитуриента, вкладка «Основное»

Вкладка «Основное»

В поле «Номер паспорта» укажите номер и серию паспорта абитуриента по указанной маске ввода: XXXX YYYYYY , где X – серия паспорта, Y – номер паспорта. Если необходимо внести серию и номер иностранного паспорт, то укажите галочку «Иностранец» после чего можно будет ввести произвольный номер.

 В поле «Год набора» автоматически ставится год, выбранный в меню «Сервис»- «Год набора». Поля «Дата рождения» и «Дата выдачи» вводится по маске «ДД.ММ.ГГГГ», где Д – день, М – месяц, Г – год.

Остальные поля заполняются в свободной форме или выбираются из списка.

Для сохранения данных необходимо нажать кнопку «Сохранить». Если ЛД сохраняется первый раз, то после успешного сохранения станут, доступны дополнительные вкладки, а также возможность загрузки фото в личное дело. Для загрузки фото кликните по кнопке «Обзор» и в открывшейся форме выберите изображение и нажмите кнопку «Открыть»

Загрузка фото
Рисунок 3 – Выбор фотографии

Вкладка «Адрес»

В кладке «Адрес» указывается адрес текущего проживания абитуриента, а также адрес по прописке. Если адреса текущего проживания и по прописке отличаются, то снимите галочку «Адрес текущего проживания (по умолчанию совпадает)», в обратном случае, данные «по прописке» буду дублироваться в соответствующие поля «адреса текущего проживания».

Дополнительно в личном деле введено поле «Регион». Если вам необходимо подготавливать статистику по количеству абитуриентов по регионам, то укажите данный регион в списке. Значения в списке загружаются из справочника «Регионы».

По умолчанию, адрес для гражданина РФ вводится через справочник «КЛАДР». Адрес вводится последовательно: Область (Край/Республика) – Город – Улица. Индекс указывается автоматически. Если улицы нет в списке, то ее можно ввести в нижнем поле и нажать кнопку «Добавить». Если абитуриент проживает в населенном пункте, то после выбора области нужно указать галочку «Населенный пункт» и затем выбрать район и населенный пункт.

Если в личном деле указать галочку «Иностранец», то адрес можно будет внести как вручную, так и через справочник «КЛАДР».  Это можно использовать также, когда по какой-то причине внести адрес через КЛАДР нет возможности. Вы можете указать признак «Иностранец», добавить адрес и снять признак «Иностранец».

Для работы с КЛАДР, его необходимо загрузить в базу «Абитуриенты» с помощью программы KLADR.exe, которая входит в дистрибутив/обновление программы. Для этого надо скачать архив с официального сайта https://www.gnivc.ru/inf_provision/classifiers_reference/kladr/

Прямая ссылка: Base.7z  (скачивание по протоколу HTTP)

Вкладка Адрес
Рисунок 4 - Личное дело абитуриента, вкладка «Адрес»

 

Выбор адреса из КЛАДР
Рисунок 5 - Выбор адреса по справочнику классификатор адресов России 

Вкладка «Образование»

Во вкладке «Образование» указываются данные об учебном заведении, которое окончил абитуриент, данные об образовательном документе, данные о ранее полученной специальности.  Список значений в списке «Тип УЗ», «Изучаемый язык» и «Отличия» формируется по справочникам программы.

Вкладка Образование
Рисунок 6 - Личное дело абитуриента, вкладка «Образование»

 Адрес учебного заведения, где обучался абитуриент также заполняется через справочник «КЛАДР». Указывается только Область и город (нас. Пункт).

Во вкладке находятся также дополнительные поля «Источник получения информации о вузе», «Обучался на подготовительных курсах», «Быв Квалификация» и др. Данные поля можно использовать как по назначению, так и на свое усмотрение поменяв в макете подписи. Подробнее….

Вкладка «Семья»

Во вкладке «Семья» указываются данные о семье абитуриента, а также о его месте работы.

Вкладка Семья
Рисунок 7 - Личное дело абитуриента, вкладка «Семья»

 

Для добавления данных нажмите на кнопку «Добавить» Для изменения записи кликните на кнопку

  Редактор данных о семье
Рисунок 8 - Редактирование данных о семье

Если указать галочку «договор с родителями», то при формировании договора данные о заказчике будут браться для данного родителя. Это необходимо, если Вы хотите формировать договора для абитуриентов коммерческого обучения через программу. Образец договора с родителями добавлен в программу и доступен через форму «Печать ЛД».

Во вкладке «Семья» можно указать данные о месте работы родителей абитуриента, его семейное положение, число детей, и другие данные. 

Вкладка «Документы»

Во вкладке «Документы» указываются документы, которые имеются у абитуриента. Для добавления, нажмите кнопку «Добавить». Для изменения данных кликните по иконке  напротив нужной записи.
Для удаления документа кликните, по иконке  напротив записи.

Если у абитуриента имеются документы подтверждающие льготы, то Вы можете добавить дополнительную информацию в поле «Документы на льготы».
Из этого поля можно вывести информацию в шаблон личной карточки или заявления с помощью тега [!ДокументыНаЛьготы] .

Вкладка Документы
Рисунок 9 - Личное дело абитуриента, вкладка «Документы»

При добавлении или изменении документа открывается отдельный редактор. Список документов загружаются из справочника Основные справочники - Виды документов.
Если в справочнике, для документа указана галочка "Дис" (ранее Док), в редакторе можно будет указать дисциплину и балл.

При добавлении результатов ЕГЭ, необходимо указать дисциплину и балл, поэтому документ необходимо добавить несколько раз с разными дисциплинами. При повторном занесении документов серия и номер подставляются автоматически.

 
Рисунок  10 - Добавление документа на примере «Свидетельство ЕГЭ»    

После первого сохранения появится кнопка "Прикрепить файл", с помощью который Вы можете загрузить один или несколько файлов.


Рисунок 11 - Список файлов

Загруженные файлы отображаются в виде таблице. В форме, Вы можете сохранить файл себе на диск или удалить файл.
Файлы хранятся базе данных Абитуриенты. Файл на диске, который Вы выбрали в проводнике, больше не требуется.

Вкладка «Достижения»;

На вкладке «Достижения» Вы можете добавить индивидуальные достижения абитуриента, его отличия, грамоты, награды и т.д.  Каждое достижение дает дополнительный бал, который указывается в справочнике «Индивидуальные достижения» или вводится вручную, как на пример балл для итогового сочинения. (Настраивается в параметрах программы)

Вкладка Достижения
Рисунок 12 - Форма «Личное дело» - Вкладка «Достижения»

  Для добавления новой записи нужно нажать кнопку «Добавить».

  
Рисунок 13 - Форма «Редактор достижения»

После первого сохранения, Вы можете прикрепить файл (аналогично вкладке "Документы")


Рисунок 14 - Список файлов

 

Вкладка «Заявления»  

Все данные о поданных заявлениях находятся во вкладке «Заявления». Форма имеет два списка: «Список заявлений» и «Список вступительных испытаний», который отображает список испытаний в соответствии с выбранным заявлением. По умолчанию, можно добавить три заявления (настраивается в параметрах программы.) на разные направления.

 Вкладка Заявления
Рисунок 15 - Вкладка «Заявления»

Для добавления нового заявления кликните по кнопке «Добавить» после чего заполните поля в открывшейся форме. Форма содержит три вкладки «Основные данные», «Данные по договору». Выделенные жирным шрифтом названия полей являются обязательные для заполнения. Значения в полях «Факультет», «Основания», «Специальность» можно выбрать только из выпадающего списка. При этом в поле «Факультет» будут отображаться только доступные пользователю факультеты.

Во вкладке «Данные по договору» вводится информация для составления договора с поступающим на коммерческое обучение. Для указания стоимости обучения по договору используйте поле «Сумма по договору». Первоначальную оплату абитуриента необходимо заносить в поле «Сумма оплаты». В поле направление ЦН вносится произвольные данные на усмотрение приемной комиссии для абитуриентов поступающие по целевому направлению.

 В списке «Заказчик» можно указать из списка наименование заказчика с кем заключается договор. Данные о заказчике можно добавить и отредактировать в справочнике «Заказчики».

Вкладка Основные данные
Рисунок 16 - Вкладка «Основные данные»

Во вкладке «Зачислен/Уход» можно указать признак зачисления, дату и номер приказа, а также дату, когда абитуриент забрал документы.

Данные по договору
Рисунок 17 - Вкладка «Данные по договору»

Вкладка Зачисление
Рисунок 18 - Вкладка «Зачисление/уход»

 Во вкладке «Льготы», можно указать какие льготы имеет абитуриент в рамках выбранного направления.

Выбор вида льгот

При повторном добавлении специальности с другим условием обучения (поле Основания), если данная опция не предусмотрена в настройках программы, сохранение будет не возможным.

  Сохранение не возможно  

Номер ЛД абитуриента формируется согласно указанному шифру специальности и порядковому номеру поданного заявления на специальность. Также по умолчанию в поле «Экз. Лист» указывается номер экзаменационного листа, соответствующий номеру ЛД. Если абитуриент положил оригиналы документов на эту специальность, то отметете галочку «Оригинал».

Укажите галочку «зачислен» и заполните поля «Приказ на зачисление» и «Дата приказа» если абитуриент был зачислен на эту специальность. В списке заявлений  данная строка будет выделена курсивом. Если указать что абитуриент забрал документы, то название будет выделено синем цветом.

Список заявлений
Рисунок 22 - Список заявления

Для изменения существующего заявления нажмите напротив записи кнопку Редактировать «изменить»

Для удаления заявления напротив записи нажмите на кнопку Удалить

Для обновления данных по вступительным испытаниям напротив записи нажмите на кнопку. Обновить испытания Данное действие необходимо в случаи если по данной специальности были внесены изменения по вступительным испытаниям. (прим: Добавили/удалили дисциплину в общем справочнике). При обновлении, список испытаний будет сформирован заново, предыдущие данные будут удалены